สร้างฐานข้อมูลด้วย MS Access

 แนะนำโปรแกรมสำหรับสร้างฐานข้อมูล  Microsoft Access 

Microsoft Access   เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับจัดการฐานข้อมูล เป็นหนึ่งในชุดโปรแกรมของตระกูล Microsoft ที่ได้รับความนิยม เป็นโปรแกรมที่ใช้จัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หรือที่เรียกว่า RDBMS (Relational Database Management System) ซึ่งมีคุณสมบัติในการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่  ที่เรียกกันว่า ฐานข้อมูล (Database) รวมถึงใช้การจัดสร้างแบบฟอร์ม เพื่อใช้ในการจัดเก็บ ค้นหาข้อมูลได้อย่างง่ายและสวยงาม อีกทั้งยังสามารถจัดทำรายงานได้ตามความต้องการอีกด้วย

 ความหมายของฐานข้อมูล        

          ฐานข้อมูล (Database)  หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ อย่างมีระบบแบบแผน และมีความสัมพันธ์  เพื่อจุดประสงค์ใดจุดประสงค์หนึ่งอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถเรียกใช้ และปรับปรุงข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษ

 คำศัพท์พื้นฐานที่ควรทราบเกี่ยวกับฐานข้อมูล

• Relation Database หมายถึง ความสัมพันธ์ของฐานข้อมูล โดยอ้างอิงฟิลด์หลักเพื่อใช้ในการเชื่อมโยงไปยังตารางอื่น
• Character  หรือ Text  หมายถึง ตัวอักษรที่เป็นได้ทั้งไทย ภาษาต่าง ๆ ตัวเลข รวมถึงเครื่องหมายต่าง ๆ
• Field  หมายถึง ชื่อที่ใช้แทนรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ชื่อนักศึกษา นับเป็น 1 ฟิลด์  ซึ่งจะมีความหมายเหมือนกับ Attribute ใน Relational Database
• Record หมายถึง ชุดข้อมูลหนึ่งชุด ที่ประกอบด้วยฟิลด์ (Filed) ตั้งแต่ 2 ฟิลด์ขึ้นไป ตัวอย่างเช่น  Record ของข้อมูลนักศึกษา จำนวน 1 Record  ประกอบด้วย รหัสนักศึกษา ชื่อ นามสกุล คณะ สาขา ชั้นปี ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
• File หมายถึง แฟ้มข้อมูลที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูลหลาย ๆ Record

 ขั้นตอนการออกแบบฐานข้อมูล

     ในการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใช้ระบบหนึ่ง มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการวางแผนการออกแบบในการสร้างฐานข้อมูล เพื่อที่จะได้ระบบและโปรแกรมที่สามารถทำงานในการเรียกดู บันทึกข้อมูลรวมถึง การจัดทำรายงานในรูปแบบที่ต้องการโดยได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง และถูกใจผู้ใช้ โดยมีขั้นตอนในการออกแบบฐานข้อมูลดังนี้

1.การกำหนดวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูล หมายถึง ต้องการที่จะสร้างฐานข้อมูลอะไร เพื่ออะไร รวมถึงต้องการจะเก็บข้อมูลอะไรบ้าง

2.การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อจัดแบ่งเก็บข้อมูลเป็นกลุ่ม เพื่อทำการจัดเก็บในรูปของตาราง

3.ทำการกำหนดฟิลด์ คือในแต่ละตารางจะประกอบไปด้วย Field ใดบ้าง และให้กำหนดให้มีฟิลด์หลักให้สำหรับแต่ละตาราง

4. กำหนดความสัมพันธ์ (Relationship)ให้แต่ละตาราง

5.บันทึกข้อมูลที่ได้ทำการสร้างไว้ และสร้างฟอร์ม รายงานที่จำเป็นต้องมี

6.การวิเคราะห์ตรวจสอบฐานข้อมูลว่ามีความต้องการใดเพิ่มเติมและตรงตามวัตถุประสงค์ที่ได้ตั้งไว้หรือไม่  โดยทำการทดสอบหาข้อผิดพลาดก่อนนำไปใช้จริง

การเริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม Microsoft Access

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Access

1.  คลิกปุ่ม Start บน Task Bar (แถบสถานะ)
   
2.  เลือก Programs
3.  เลือก Microsoft Access
4.  คลิกเมนู (File) คลิก New
5.  คลิกเลือก Blank Database 

    6. คลิกเลือก Folder เพื่อใช้เก็บไฟล์.accdb  และที่ช่อง File Name: ให้ใส่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูล    และคลิกปุ่ม Create

        7. in Design View และคลิกปุ่ม New  เพื่อเข้าสู่การสร้างฐานข้อมูล หลังจากนั้นเราจะทำการสร้าง Table โดยคลิกเลือกรายการ Tables และให้คลิกเลือก Create Table

 Note  จะสังเกตได้ว่า นอกจากรายการการสร้างตาราง Tables ยังมีแถบทางด้านซ้าย หรือที่เรียกว่า แถบวัตถุ (Object Bar)  โดยจะอธิบายในตอนต่อไป 

สนใจหนังสือ คลิกมาที่:

https://www.mebmarket.com/ebook-191445-Microsoft-Access