สร้างฐานข้อมูลใน Access #ตอน Object ใน Access

 ตอน Object ใน Access 

    นอกจากรายการการสร้างตาราง (Tables) ที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้  ยังมีแถบทางด้านซ้าย หรือที่เรียกว่า แถบวัตถุ (Object Bar)  ซึ่งจะมีหน้าที่ในการสร้างระบบฐานข้อมูล  ในที่นี้จะขอกล่าวเข้าเพียง 4 ส่วน เพื่อใช้ในการสร้างระบบฐานข้อมูลเบื้อต้น ประกอบด้วยการสร้างตาราง เพื่อจัดเก็บข้อมูล 2.การสร้าง Query เพื่อการค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ 3.การสร้างฟอร์ม เพื่อสร้าง Interface สำหรับการกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบ และ 4 การใช้สร้าง Report เพื่อจัดทำเอกสารแบบฟอร์ม เพื่อพิมพ์ออกผ่านเครื่องพิมพ์

Tables  สำหรับเก็บข้อมูลดิบ หรือข้อมูลทั้งหมด โดยจะเก็บในลักษณะของฟิลด์ (Filed) และ  เรคคอร์ด (Record)

Query  สำหรับดึงข้อมูลที่ได้ทำการกำหนดเงื่อนไข โดยจะแสดงในตารางแบบสอบถาม  

 Form   สำหรับแสดงข้อมูลที่ได้จากการนำ Table หรือ Query มากำหนดรูปแบบฟอร์ม เพื่อใช้สำหรับการกรอกข้อมูล จุดประสงค์เพื่อให้สามารถแสดงผลได้อย่างสวยงามใช้งานได้ง่าย รวมถึงเพิ่มและลด แก้ไขข้อมูลได้ 

 Report  มีลักษณะคล้ายกับ Form แต่จะสามารถพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในหน้า Report ได้    

ชนิดของข้อมูลและค่าคุณสมบัติ

ชนิดของข้อมูล	คำอธิบาย
Text (Default)	ข้อความ,ชุดข้อความและตัวเลขที่ไม่ต้องการใช้ในการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์
Memo	ข้อความหรือชุดของข้อความและตัวเลขที่มีความยาวมาก ข้อมูลมีความยาวได้ถึง 64,000 ตัวอักษร
Number	ข้อมูลที่เป็นตัวเลขและใช้ในการคำนวณ
Date/Time	วันที่และเวลาตั้งแต่ปี คศ.100 ถึง คศ.9999
Currency	ค่าเงินหรือตัวเลขต่าง ๆ ที่ใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ซึ่งสามารถบอกค่าเป็นทศนิยมได้ 1-4 ตำแหน่ง และสามารถใช้ได้สูงถึง 15 หลัก
AutoNumber	ใช้ในกรณีที่ต้องการให้ตัวเลขมีการเรียงกันและไม่ซ้ำ โดยจะเพิ่มทีละ 1 โดย Access จะกำหนดให้เอง  และฟิลด์ชนิดนี้จะไม่สามารถแก้ไขได้
Yes/No	เป็นการกำหนดฟิลด์ให้กับฟิลด์ที่ต้องการเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง จากข้อมูลที่มีค่าเพียง 2 อย่าง เช่น ค่า Yes/No  True/False หรือ ชาย/หญิง
OLE Object	ออบเจ็กต์ที่ลิงค์หรือ Embedd เข้ามาในตาราง Access เช่น ต้องการใส่รูปภาพในตาราง
Hyperlink	เป็นการกำหนดชนิดของข้อมูลให้เป็นลิงค์เพื่อใช้เชื่อมโยงไปยังไฟล์อื่น ๆ หรือแม้แต่ไซต์ต่าง ๆ บนเวิลด์ไวด์เว็บ
Lookup Wizard	เป็นวิซาร์ดที่ช่วยคุณสร้างฟิลด์ที่นำค่ามาจากตารางอื่นๆ คิวรี  และลิตส์ของค่าต่าง ๆ
Attachment	สำหรับเก็บข้อมูลที่เป็นสิ่งแนบ เช่น รูปภาพ

 

 Note ในส่วนของการกำหนดโครงสร้างของฐานข้อมูลนี้ เราจำเป็นที่จะต้องทราบรายละเอียดในส่วนต่าง ๆ คือ ชนิดของข้อมูล (Data Type)และ ค่าคุณสมบัติ   (Property) ซึ่งใน Access มีชนิดของข้อมูลให้เลือกถึง 10 แบบ ดังนั้นเมื่อเราเลือกชนิดให้กับฟิลด์ข้อมูลแล้ว Access จะยอมรับข้อมูลที่ใส่เข้าไปเฉพาะที่มีรูปแบบที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น ซึ่งลักษณะดังกล่าวก็เพื่อเป็นการป้องกันการกรอกข้อมูลผิดพลาด

หลังจากที่ได้กำหนดฟิลด์เรียบร้อยแล้ว เราจะต้องกำหนดคุณสมบัติ (Properties) ให้กับฟิลด์ด้วย เช่นกำหนดตัวเลขให้มีจุดทศนิยม หรือกำหนดให้ฟิลด์นั้นต้องใส่ค่าทุกครั้งห้ามใส่ค่าว่าง เราจะต้องมากำหนดให้ Properties นี้เช่นกัน

ฟิลด์	Properties
Field Size ขนาดเขตข้อมูล	กำหนดขนาดของข้อมูลว่าควรมีขนาดเท่าใด เช่น รหัสนักศึกษา มีจำนวนขนาดของข้อมูลเท่ากับ 13 จะหมายถึงในช่องฟิลด์นั้นจะรับค่าได้เพียง 13 อักขระเท่านั้น
Format (รูปแบบ)	เป็นการกำหนดให้ฟิลด์นั้นแสดงผลของข้อมูลบนจออย่างไร ตัวอย่างเช่น ต้องการแสดงหมายเลขโทรศัพท์ 0866194345 ให้เป็น 086-6194345  จะต้องใส่รูปแบบในลักษณะ @@@-@@@@@@@
Input Mask รูปแบบการป้อนข้อมูล	กำหนด Format หรือรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการใส่
Caption (ป้ายคำอธิบาย)	ใช้เป็น Label ของฟิลด์ซึ่งจะนำมาแสดงบนฟอร์ม
Default Value  (ค่าเริ่มต้น)	ใช้กำหนดค่าเริ่มต้นให้กับฟิลด์นั้น ๆ  จะไม่สามารถใช้ได้สำหรับฟิลด์ที่มีชนิดข้อมูลที่เป็น AutoNumber และ OLE Object
Validity Rule  (กฎการตรวจสอบ)	ใช้กำหนดเงื่อนไขในการรับข้อมูลตามที่ต้องการ  ใช้ไม่ได้กับ AutoNumber และ OLE Object
Validity Text (ข้อความตรวจสอบ)	แสดงข้อความเมื่อป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องตามที่กำหนดใน Validity Rule
Required (จำเป็น)	บังคับให้ผู้ใช้ต้องใส่ค่าลงในฟิลด์นี้
Allow Zero Length(ยอมให้ความยาวเป็นศูนย์)	กำหนดให้ฟิลด์ไม่มีข้อความอยู่ได้หรือไม่
Indexed (ดัชนี)	- หากกำหนดเป็น No จะไม่มีการสร้างดัชนี - หากกำหนดเป็น Yes(No Duplicated) มีการสร้างดัชนีข้อมูลซ้ำไม่ได้ - หากกำหนดเป็น Yes(DuplicatedOK) มีการสร้างดัชนีข้อมูลซ้ำได้
Unicode Compression	กำหนดสภาวะว่าต้องการให้ Access ประหยัดพื้นที่ใช้งานถ้ามีเพียงตัวอักษรปกติเท่านั้น

    จากตารางดังกล่าวข้างต้น จะเป็นการสรุปให้เห็นว่าแต่ละ Properties มีไว้เพื่อใช้กำหนดให้กับฟิลด์ต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง โดยจะอธิบายให้ทราบความหมายแต่ละตัวอย่างละเอียดในตอนต่อไป