สร้างตารางด้วยมุมมองออกแบบ และการสร้างความสัมพันธ์ ด้วย MS Access

 สร้างตารางด้วยมุมมองออกแบบ  ด้วย MS Access

    ในการสร้างฐานข้อมูลนั้น สิ่งแรกที่จะต้องทำคือ เราต้องการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับอะไร ซึ่งในที่นี้เราจะมาทำการสร้างตารางในฐานข้อมูล โดยมีตารางที่ใช้ในบทความนี้จำนวน 2 ตาราง คือตารางสินค้า (Product) และตารางหมวดสินค้า (Category) โดยการสร้างตาราง และกำหนดคุณสมบัติให้กับฟิลด์แต่ละฟิลด์, การกำหนดคีย์หลัก (Primary Key) กำหนดคีย์นอก (Foreign) รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์ให้กับตาราง (Relationship)

    วัตถุประสงค์ :

ในบทนี้จะได้เรียนรู้เกี่ยวกับ

1. การสร้างตารางตามที่ตามค่าคุณสมบัติ (Property)  ตามที่กำหนดได้
2. สามารถเชื่อมความสัมพันธ์ ระหว่างตารางได้ (Relationship)

     เพื่อให้ผู้อ่านมีความเข้าใจและในการทำงานของโปรแกรม Access เพื่อใช้ในการจัดการข้อมูล โดยจะมีตัวอย่างของระบบฐานข้อมูล “ระบบร้านขายเครื่องเขียน” ที่ประกอบตารางทั้งหมด 2 ตาราง และได้กำหนดค่าคุณสมบัติข้อมูลไว้แล้ว ดังนี้

ตัวอย่าง จงสร้างตาราง และคีย์ข้อมูลใส่บนตารางดังนี้   โดยตั้งชื่อฐานข้อมูลว่า Stationery โดยในฐานข้อมูลดังกล่าว จะประกอบด้วยตารางทั้งหมด 2 ตาราง คือ ตาราง Product และ Category

วิธีทำ

1.ที่เมนู คลิก Create เลือก Table Design

2.กำหนดฟิลด์และกำหนดคุณสมบัติตามตารางที่ 1 ตาราง Product

3. กำหนดให้ ProductID เป็นคีย์หลัก

 ตารางที่ 1 Products  (ตารางสินค้า)

Field Name	Data Type	Field Size	Format	Index	Caption
ProductID	Number	Long Integer		Yes	รหัสสินค้า
Name	Text	30			ชื่อสินค้า
Price	Currency		Standard		ราคา
Unit	Number	Long Integer			จำนวนสินค้า
CategoryID	text	2			รหัสหมวด

4.ทดลองกรอกข้อมูลลงในตารางที่สร้างโดยให้สลับไปหน้า Design View โดยให้ไปที่ แท็บ Home>View>DataSheet View

5. กำหนดคุณสมบัติให้กับตาราง Category (หมวดสินค้า)

Field Name	Data Type	Field Size	Input Mask	Index	Caption
CategoryID	Text	2		Yes	รหัสหมวดรหัสสินค้า
CategoryName	Text	30			ชื่อหมวดสินค้า

6.ทดลองกรอกข้อมูลลงในตารางที่สร้างโดยให้สลับไปหน้า Design View โดยให้ไปที่ แท็บ Home>View>DataSheet View

วิธีการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง

เมื่อได้สร้างตารางครบทั้ง 2 ตารางแล้ว ต่อไปเราจะทำการเชื่อมความสัมพันธ์ของตาราง ซึ่งเป็นวิธีที่ทำให้เราสามารถมองเห็นความสัมพันธ์ของตารางได้อย่างชัดเจน

วิธีทำ

     1.    ที่ Menu Tools (เครื่องมือ) + Relationship (ความสัมพันธ์) คลิกขวาที่หน้าจอ เลือก Show           Table  (แสดงตาราง)

2. คลิก ตาราง Category คลิก Add และ Product แล้ว คลิก Add > Close

3. คลิกที่ enforce Referential Integrity (กฎความคงสภาพของการอ้างอิง)

•       คลิก ปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด(Cascade Update Related Fields) ใช้เพื่อการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ตารางหลักจะมีผลต่อเนื่องไปยังตารางที่เกี่ยวข้อง
•      คลิก ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (Cascade Delete Related Records) ใช้เพื่อการลบข้อมูลที่ตารางหลักจะมีผลต่อเนื่องไปยังตารางที่เกี่ยวข้อง

4.   เชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Product  กับ Category

สรุปในบทนี้ จะทำให้เราสามารถสร้างตารางได้ โดยสามารถกำหนดคุณสมบัติให้กับฟิลด์ต่าง ๆ ในตารางได้ รวมถึงสามารถกำหนดคีย์หลักและคีย์นอกให้กับตารางได้ และสุดท้ายสามารถสร้างความสัมพันธ์ให้กับตารางได้อย่างถูกต้อง สุดท้ายในตอนต่อไปจะนำเสนอการสร้างฐานข้อมูลแบบมีตารางที่มีความซับซ้อนกว่านี้ รอพบกับการเรียนรู้การใช้งานโปรแกรม MS Access ในตอนต่อไป